電話代行サービスの選び方
電話代行業者は意外と多いため、どこのサービスを選べばよいのか分からないことばかり。
実際に自社のニーズや要望に適したサービスを探すことは時間と労力がかかることになります。
しかし、コストをかけてサービスを導入するわけですから、
結局自社に合わなかったから他のサービスの導入検討をしようとしたところで、
時間とお金の無駄になりかねません。
そこで失敗しない電話代行サービスの選び方についてご紹介したいと思います。
会社の最前線を任せられますか？
安易に電話代行サービスを選ぶことによって、結局自社に合わないからという
理由で他のサービスに切り替えることは時間とお金の無駄になるのはもちろん、
お客様が一番最初にコンタクトする電話業務をアウトソーシングするわけですから、
いい加減なサービスを導入したために大事な顧客離れが生じてしまったら
会社そのものの存続も危ぶまれてしまいます。
そのため、代行業者へ電話業務を外部委託するということは
人件費やコスト削減のためとしか考えるのは危険です。
外部委託することによって電話業務に関しての顧客満足度を上げて
会社の更なる発展につながる機会を創造しようとする考え方が重要です。
失敗しない賢い電話代行の選び方
失敗しないで賢く電話代行サービスを選ぶ方法をいくつかご紹介したいと思います。
選ぶポイント
- 適正料金で導入
- サービスの質
- 入電対応件数
- その他の選び方ポイント
選び方1 適正料金で導入
当サイトでも電話代行の料金比較を行っていますが、
料金が安いところ高いところと様々なサービスが存在しています。
しかし、あなたの会社の規模や予算、削減目的がしっかりしていれば、
どのくらいの料金でサービスを導入するかを判断することはできると思います。
「信頼できそうだけど予算をかなりオーバーしそう」といったことですと、
結局はコストがかかりすぎるという原因に行き詰まり、
他の安いサービスに切り替えるといったことになりかねません。
コスト削減という目標を考えると最安値のサービスが一番良いのですが、
それが果たしてあなたの会社のためになるかどうかを検討しながら、
なるべく自社の予算に合った適正料金を選びましょう。
選び方2 サービスの質
オペレーターの質が良いサービスは他のサービスよりも料金が高めに設定されてるところがあります。
これは、電話対応を一件一件丁寧に対応させるためのオペレーターの質と人数を
しっかりと確保している会社という理由もあります。
また、電話応対研修や教育がしっかりしているところはサービスの質が非常に良いです。
しかし、安い料金のところでも企業努力によって料金を抑えながらも
オペレーターの質を落としていないサービスもあります。
このように様々なサービスが存在しているという認識の下で、
あなたの会社は電話代行サービスに対してどのようなサービスを期待していますか？
顧客対応としてどのような目標を立てていますか？
これらの期待度や目標をしっかり決めてから、サービスの質を見極めましょう。
選び方3 入電対応件数
あなたの会社へ1日どのくらいの電話が入っていますか？
また、売上増加や顧客満足度を上げるために電話代行サービスを導入する際に、
どのくらいの入電件数を見込んでいますか？
ここの判断基準が間違ってしまうと、サービスの見直しなどをしなければならない原因に陥ってしまうこともあります。
「コール件数／電話代行費用」の割合を考えながらサービスを導入しましょう。
選び方4 良きパートナー
電話代行サービスをただ単に電話を受けて転送してくれるだけのサービスとして考えるよりも、
良きパートナーとなってお互いの発展のために切磋琢磨できるサービスかどうかを検討することが重要です。
まずは電話受信サービスから導入してそのサービスに信頼度が高まったら、
今度は発信業務も任せて会社の売上増加に役立てるとか、
会社のニーズを汲み取ってもらいながら、
会社に必要な顧客対応に関してサービスの質を高めていけることを考えてくれる代行業者を選ぶことによって、
お互いが満足度が高い取引ができることになります。
つまり、将来的には「電話コンシェルジェ」的なことを電話代行サービスに求められるかどうかを
選ぶ際の判断基準のひとつとしてください。
選び方5 その他の選び方ポイント
まず電話代行を選ぶ際のポイントとしては信頼できる会社かどうかです。
その際にひとつの基準となるのが「会社設立年」です。
新技術を持っている設立1～2年のベンチャー会社もありますが、
やはり設立してから年数が少ない会社よりも
歴史ある会社はそれなりにも実績がある会社として判断しても良いのではないでしょうか。
次に、代行業者の所在地も見落としてはいけません。
あなたの会社から遠い場所にあると転送の際の電話代がかさむことになります。
初めて電話代行サービスを検討している方向けに、料金比較や選び方などをご紹介。最近需要が高まっている英語・中国語対応やギフト通販対応のサービスもご案内します。
